Datenschutzerklärung

Das Wichtigste zuerst

Diese Website setzt keine Cookies, bindet keine Analysewerkzeuge ein und speichert nichts in Ihrem Browser. Deshalb sehen Sie hier auch kein Einwilligungsfenster: Es gibt nichts, in das Sie einwilligen müssten. Die Schriften liegen auf unserem eigenen Server; beim Aufruf dieser Seite wird Ihre IP-Adresse an keinen Dritten übertragen.

Anders sieht es aus, sobald Sie BetriebOS benutzen. Dann verarbeiten wir die Daten Ihres Betriebs, und der Assistent schickt für seine Vorschläge einen eng begrenzten Ausschnitt an einen KI-Anbieter. Welchen Ausschnitt genau, steht in Abschnitt 6 — mit der Aufzählung der Felder, die nicht übertragen werden.

1. Verantwortlicher

Milan Ciba, Louisenlund 9, 24357 Güby, Deutschland
E-Mail: milan.ciba@moniqrewards.com

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt; die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO und des § 38 BDSG liegen nicht vor.

Zwei Rollen, die man auseinanderhalten muss

Für die Daten Ihres Nutzerkontos — Name, E-Mail-Adresse, Vertrag, Abrechnung — sind wir Verantwortlicher. Für die Daten, die Sie in BetriebOS eingeben — Ihre Kunden, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Fotos — sind wir Auftragsverarbeiter: Verantwortlich bleiben Sie, wir verarbeiten diese Daten nur nach Ihren Weisungen. Grundlage dafür ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, den Sie mit dem Nutzungsvertrag abschließen.

2. Beim Besuch dieser Website

Was wir nicht tun

• Keine Cookies. Der Server setzt keine, die Seite schreibt keine.
• Kein Tracking, keine Reichweitenmessung. Kein Google Analytics, kein Matomo, kein Pixel, kein Heatmap-Werkzeug.
• Keine externen Schriften. IBM Plex liegt in unserem eigenen Bündel; es gibt keine Verbindung zu Google Fonts.
• Kein Javascript auf dieser Seite. Die öffentliche Seite besteht aus Text, Bildern und Links.

Server-Protokolle

Jeder Abruf einer Website erzeugt technisch notwendige Verbindungsdaten beim Hoster (angefragte Adresse, Zeitpunkt, übertragene Datenmenge, Statuscode, IP-Adresse der Verbindung). Diese Daten fallen bei unserem Hoster an; wir speichern sie nicht in unserer eigenen Datenbank und führen sie nicht mit anderen Daten zusammen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse am sicheren und störungsfreien Betrieb.

In der Anwendung selbst wird Ihre IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher verwendet, um die Zahl der Anfragen pro Minute zu begrenzen (Schutz vor Überlastung und automatisierten Anmeldeversuchen). Sie wird dabei nicht gespeichert und verfällt mit dem Zeitfenster.

3. Nutzerkonto und Anmeldung

Für ein Konto verarbeiten wir: E-Mail-Adresse, Name, Passwort, sowie optional Beruf und Anschrift. Das Passwort speichern wir ausschließlich als bcrypt-Hash — im Klartext liegt es nirgends, auch nicht bei uns.

Nach der Anmeldung erhält Ihr Browser ein zeitlich begrenztes Token. Es lebt nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite und wird bewusst nicht im Browser gespeichert: Schließen Sie den Tab, ist die Anmeldung weg. Das ist unbequemer als ein dauerhaftes Cookie und absichtlich so — auf einem geteilten Bürorechner ist das der Unterschied, der zählt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

4. Daten, die Sie in BetriebOS eingeben

BetriebOS ist ein Betriebssystem für Handwerksbetriebe. Sie legen darin Kunden, Anfragen, Angebote, Aufträge, Termine, Rechnungen und Dokumente an. Verarbeitet werden dabei je nach Ihrer Eingabe:

• Stammdaten Ihrer Kunden: Firma, Vor- und Nachname, E-Mail, Telefon, Mobil, Anschrift, Geokoordinaten der Anschrift
• Ansprechpartner mit Name, Funktion und Kontaktdaten
• Freitexte: Beschreibungen, Notizen, Positionstexte, Termintitel
• Beträge, Belegnummern, Zahlungseingänge und -art
• Hochgeladene Dateien (PDF, CSV, PNG, JPG, bis 20 MB)

Diese Daten gehören Ihnen. Wir werten sie nicht für eigene Zwecke aus, verkaufen sie nicht und geben sie nur an die in Abschnitt 7 genannten Dienstleister weiter, soweit das für den Betrieb nötig ist.

Bankverbindungen speichern wir nicht. Es gibt in BetriebOS keine Felder für IBAN, BIC oder Kontoinhaber; bei Zahlungen werden nur Betrag, Datum, Zahlungsart und eine Referenz vermerkt.

5. Verbundene Konten (nur wenn Sie sie einrichten)

BetriebOS kann E-Mail-Postfächer und Kalender einbinden, um Anfragen und Termine automatisch zu erfassen. Diese Anbindung ist derzeit abgeschaltet — nicht nur für Sie, sondern in der gesamten Anwendung. Es findet keine Abfrage statt, und es werden keine Postfachinhalte verarbeitet. Wir beschreiben sie hier trotzdem, damit Sie wissen, was gälte, wenn wir sie einschalten; das würde vorher hier stehen. Vorgesehen ist dann:

• Apple iCloud (Mail über IMAP, Kalender über CalDAV): Ihr anwendungsspezifisches Passwort wird verschlüsselt gespeichert.
• Google (Gmail, Kalender, Tabellen, Drive): Zugriff über OAuth, jederzeit widerruflich.

In beiden Fällen würden Inhalte Ihres Postfachs verarbeitet, um daraus Anfragen, Rechnungen und Termine zu erkennen. Sie könnten die Verbindung in den Einstellungen jederzeit trennen; die gespeicherten Zugangsdaten werden dabei gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) beziehungsweise lit. b bei Nutzung im Rahmen des Vertrags.

6. Der Assistent — was an die KI geht und was nicht

BetriebOS enthält einen Assistenten, der Vorgänge vorbereitet: Anfragen zuordnen, Angebote entwerfen, Rechnungen vorbereiten. Dafür wird ein Ausschnitt Ihrer Daten an einen KI-Anbieter übertragen und dort verarbeitet. Dieser Ausschnitt ist bewusst schmal gehalten.

Was übertragen wird

• der Name des Kunden (Firma oder Vor- und Nachname)
• Beleg- und Auftragsnummern, Status, Fälligkeitsdaten
• Summen von Angeboten und Rechnungen sowie die Währung
• Positionstexte, Mengen und Einzelpreise eines Angebots
• Auftrags- und Termintitel
• der Text Ihrer eigenen Anfrage an den Assistenten

Was ausdrücklich nicht übertragen wird

• keine Anschriften Ihrer Kunden
• keine E-Mail-Adressen und Telefonnummern
• keine Notizen — dort steht oft der eigentliche Grund eines Besuchs
• keine eigenen Zusatzfelder, keine Dokumentinhalte, keine Zugangsdaten

Wer verarbeitet

Die Sprachmodelle werden von OpenAI betrieben; Vertragspartner für Unternehmen im Europäischen Wirtschaftsraum ist OpenAI Ireland Ltd. Die Inhalte werden nicht zum Training der Modelle verwendet.

Die Modellaufrufe werden derzeit außerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Das ist ein anderer Ort als der Ihrer Daten: Die Datenbank steht in Amsterdam. Wir sagen das ausdrücklich, weil der Unterschied zwischen dem Ort der Speicherung und dem Ort der Verarbeitung leicht übersehen wird.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Assistent zur Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung eingesetzt wird.

Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall

Der Assistent entscheidet nichts. Jede Wirkung nach außen — ein Angebot versenden, eine Rechnung festschreiben, einen Preis ändern — verlangt Ihre ausdrückliche Freigabe. Finanzielle Vorgänge bleiben in jedem Tarif beim Menschen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

7. Empfänger

Empfänger	Wofür	Ort der Verarbeitung
Railway Corporation (Hosting)	Betrieb von Anwendung und Datenbank	Rechenzentrum EU West, Amsterdam (Niederlande); Anbieter mit Sitz in den USA
OpenAI	Sprachmodelle für den Assistenten	siehe Abschnitt 8
Resend (Plus Five Five, Inc.)	Versand von E-Mails, die von BetriebOS selbst kommen — heute ausschließlich der Link zum Zurücksetzen Ihres Passworts	Versand aus Irland; Anbieter mit Sitz in den USA
Stripe Payments Europe, Limited (Dublin, Irland)	Abrechnung und Zahlungsabwicklung — siehe unten	Europäische Union und USA
OpenStreetMap Foundation (Dienst „Nominatim“)	Umwandlung einer Anschrift in Koordinaten für Tourenplanung und Einsatzplanung — siehe unten	Vereinigtes Königreich / Europäische Union
Apple, Google	Postfach- und Kalenderanbindung — derzeit abgeschaltet, es findet keine Verarbeitung statt	—

Mit Railway Corporation und OpenAI Ireland Ltd. besteht jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; beide sind seit dem 16.08.2026 geschlossen und beidseitig unterzeichnet. Beide Empfänger verarbeiten die Daten Ihrer Kunden ausschließlich nach unseren Weisungen.

Mit Resend besteht seit dem 22.08.2026 ebenfalls ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er wird nach seinem eigenen Wortlaut mit der Annahme der Nutzungsbedingungen wirksam und ist deshalb — anders als die beiden oben — nicht gesondert unterzeichnet. Resend sieht dabei ausschließlich die Empfängeradresse und den Text der Systemmail. Die E-Mails an Ihre Kunden — Angebote, Rechnungen, Terminbestätigungen — gehen diesen Weg nicht, sondern über das Postfach Ihres Betriebs.

Nicht davon erfasst sind die Daten, die der Hoster als eigener Verantwortlicher verarbeitet: Konto- und Nutzungsdaten unseres Vertragsverhältnisses mit ihm — also Abrechnungsdaten, Zugriffsprotokolle und Betriebsmetriken. Dafür gilt nicht unser Vertrag mit ihm, sondern seine eigene Datenschutzerklärung. Wir nennen das, weil ein Auftragsverarbeitungsvertrag leicht so klingt, als decke er alles ab.

Für die Abrechnung setzen wir seit dem 25.08.2026 Stripe ein; Vertragspartner für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist Stripe Payments Europe, Limited mit Sitz in Dublin. Übertragen werden dabei der Name Ihres Betriebs, eine interne Kennung Ihres Betriebs zur Zuordnung der Zahlung sowie der gewählte Tarif. Ihre Zahlungsdaten — Kartennummer, Bankverbindung — geben Sie direkt bei Stripe ein und erreichen unsere Systeme zu keinem Zeitpunkt. Zurück erhalten wir die Kennung Ihres Abonnements, dessen Zustand und den laufenden Abrechnungszeitraum. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten zur Abwicklung des Zahlungsvorgangs und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten als eigener Verantwortlicher; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe. Rechtsgrundlage für die Übermittlung durch uns ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Nutzen Sie die Tourenplanung oder die Einsatzplanung, wandeln wir Anschriften in geografische Koordinaten um und fragen dafür den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation ab. Übertragen wird dabei ausschließlich Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort als eine Zeile Text. Kein Name, keine Firma, keine Kontaktdaten, kein Auftrag, kein Termin, keine Notiz. Das Ergebnis wird bei der Anschrift gespeichert; jede Anschrift wird deshalb einmal abgefragt und danach nicht mehr. Die OpenStreetMap Foundation ist insoweit eigene Verantwortliche. Wollen Sie diese Übermittlung nicht, wählen Sie die Bereiche Touren und Einsatzplanung ab — dann findet sie nicht statt.

8. Übermittlung in Drittländer

Anwendung und Datenbank laufen in einem Rechenzentrum in Amsterdam. Der Hoster ist ein US-Unternehmen; ein Zugriff aus den USA lässt sich damit nicht vollständig ausschließen.

Die Verarbeitung durch das Sprachmodell findet außerhalb der Europäischen Union statt, soweit nicht die europäische Datenresidenz des Anbieters genutzt wird.

Grundlage solcher Übermittlungen sind die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US-Data-Privacy-Framework besteht formal fort, ist aber Gegenstand eines laufenden Verfahrens vor dem Gerichtshof der Europäischen Union; wir stützen die Übermittlung deshalb nicht allein darauf.

9. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten, solange Ihr Vertrag läuft. Danach gilt:

• Rechnungen und Buchungsbelege unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO, § 257 HGB). Sie sind in BetriebOS technisch unlöschbar — die Datenbank verweigert jedes Löschen. Das ist kein Versehen, sondern die Voraussetzung dafür, dass Belege überhaupt als ordnungsgemäß gelten.
• Alle übrigen Daten löschen wir auf Ihr Verlangen oder nach Beendigung des Vertrags, sobald keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Protokolle der Assistenten-Läufe bleiben erhalten, solange das Konto besteht. Sie sind der Nachweis darüber, was in Ihrem Betrieb automatisch vorbereitet wurde — ein Protokoll, das man ausblenden kann, wäre keins. Inhalte werden darin weitgehend geschwärzt: Gespeichert werden Werkzeugname, Ergebnisart und Längen, nicht die Zeichenketten selbst.

Ein Selbstbedienungsknopf zum Löschen des gesamten Kontos existiert noch nicht. Bis dahin genügt eine E-Mail an die oben genannte Adresse; wir löschen dann von Hand und bestätigen das.

10. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Eine formlose E-Mail an milan.ciba@moniqrewards.com genügt.

11. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für uns ist:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98, 24103 Kiel
Telefon 0431 988-1200
mail@datenschutzzentrum.de

12. Änderungen dieser Erklärung

Ändert sich, wie BetriebOS Daten verarbeitet, ändert sich zuerst diese Erklärung — nicht umgekehrt. Das Datum oben nennt den Stand. Wesentliche Änderungen teilen wir angemeldeten Nutzern zusätzlich per E-Mail mit.