Datenschutzerklärung

Stand: 22. Oktober 2026 · Frühere Fassungen

Frühere Fassung. Sie steht hier unverändert zum Nachlesen. Die aktuelle Fassung steht unter betriebos.de/datenschutz.

Das Wichtigste zuerst

Diese öffentlichen Seiten setzen keine Cookies, binden keine Analysewerkzeuge ein und speichern nichts in Ihrem Browser — mit zwei Ausnahmen: der Dashboard-Demo mit Beispieldaten und dem Merkzettel nach der Betriebsanalyse, der mit dem Tab endet (beide Abschnitt 2). Wie viele Menschen diese Seiten aufrufen, zählen wir auf unserem eigenen Server nur als Tageszahl, ohne Cookie und ohne Ihre IP-Adresse zu speichern (Abschnitt 2, „Reichweitenmessung ohne Cookies“). Deshalb sehen Sie hier auch kein Einwilligungsfenster: Es gibt nichts, in das Sie einwilligen müssten. Die Schriften liegen auf unserem eigenen Server; beim Aufruf dieser Seite wird Ihre IP-Adresse an keinen Dritten übertragen. Bis zum 10. Oktober 2026 haben wir gezählt, wie oft Startseite und Preisseite in welcher Darstellung aufgerufen wurden – nur als Summe je Tag (Abschnitt 2); seitdem zählen wir das nicht mehr.

In der Anwendung, also nach der Anmeldung, setzen wir für Sie als Nutzer genau ein Cookie, und es hält nur Ihre Anmeldung über ein Neuladen der Seite. Es ist damit technisch notwendig im Sinne von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und braucht keine Einwilligung; es misst nichts, erkennt Sie auf keiner anderen Seite wieder und stirbt, wenn Sie den Browser schließen. (Für das BetriebOS-Team gibt es auf der internen Anmeldeseite ein weiteres, ebenfalls technisch notwendiges Cookie.) Außerdem merkt sich das Dashboard drei Bedienzustände im Speicher Ihres Browsers, ohne Namen oder Adressen. Einzelheiten stehen in Abschnitt 3.

Anders sieht es aus, sobald Sie BetriebOS benutzen. Dann verarbeiten wir die Daten Ihres Betriebs, und die KI-Funktionen schicken für ihre Vorschläge und Entwürfe Ausschnitte davon an KI-Anbieter. Welche Funktion was übermittelt, steht in Abschnitt 6. Wer Ihre Daten sonst noch zu sehen bekommt, steht in Abschnitt 7, wie lange wir sie aufbewahren, in Abschnitt 9.

1. Verantwortlicher

Milan Ciba, Louisenlund 9, 24357 Güby, Deutschland
E-Mail: support@betriebos.de

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt; die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO und des § 38 BDSG liegen nicht vor.

Zwei Rollen, die man auseinanderhalten muss

Für die Daten Ihres Nutzerkontos — Name, E-Mail-Adresse, Vertrag, Abrechnung — sind wir Verantwortlicher. Für die Daten, die Sie in BetriebOS eingeben — Ihre Kunden, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Fotos — sind wir Auftragsverarbeiter: Verantwortlich bleiben Sie, wir verarbeiten diese Daten nur nach Ihren Weisungen. Dasselbe gilt für Anfragen und Buchungen, die über die Website Ihres Betriebs oder ein eingebettetes Formular bei Ihnen eingehen (Abschnitt 4). Grundlage ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der Teil des Nutzungsvertrags ist; Sie finden ihn unter betriebos.de/avv.

2. Beim Besuch dieser Website

Was wir nicht tun

Keine Cookies auf den öffentlichen Seiten. Weder Startseite noch Impressum, Datenschutz oder AGB setzen eines. Das eine Cookie der Anmeldung steht in Abschnitt 3.
Kein Tracking, keine Analysewerkzeuge. Kein Google Analytics, kein Matomo, kein Pixel, kein Heatmap-Werkzeug. Bis zum 10. Oktober 2026 haben wir nur gezählt, wie oft Startseite und Preisseite in welcher Darstellung aufgerufen wurden — als Summe je Tag, ohne Bezug zu Ihnen; seitdem nicht mehr (siehe „Zwei Darstellungen der Preisseite"). Außerdem zählen wir nur Tageszahlen auf unserem eigenen Server — ohne Cookie, ohne Profil (unten, „Reichweitenmessung ohne Cookies“).
Keine externen Schriften. Source Serif 4 und Inter liegen in unserem eigenen Bündel; es gibt keine Verbindung zu Google Fonts.
Nur eigene Skripte, und nur wo nötig. Impressum, Datenschutzerklärung und AGB kommen ohne JavaScript aus. Die Startseite, die Preisseite, die Seite „Warum BetriebOS“ und die Betriebsanalyse laden Skripte von unserem eigenen Server — etwa für die Bildfahrt, den Beispielrechner und die Umschaltung zwischen Monats- und Jahrespreis. Auch einige weitere Seiten, etwa die zum Kündigen und Widerrufen, nutzen ein kleines eigenes Skript. Diese Skripte setzen keine Cookies und binden keine Analysewerkzeuge ein.

Zwei Ausnahmen: die Dashboard-Demo und der Merkzettel der Betriebsanalyse

Die Dashboard-Demo mit Beispieldaten legt Ihre Probe-Eingaben im Speicher Ihres Browsers ab (localStorage), damit sie ein Neuladen überstehen. Übertragen wird davon nichts. Löschen können Sie diese Daten jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers.

Nach der Betriebsanalyse merkt sich Ihr Browser im Sitzungsspeicher (sessionStorage) die Kennung der Analyse, einen Schlüssel, mit dem Sie sie nach der Registrierung Ihrem Betrieb zuordnen können, und den gefundenen Namen des Betriebs. Der Eintrag endet, wenn Sie den Tab schließen, und gilt höchstens 24 Stunden. An uns geht er nur, wenn Sie die Analyse in Ihr Konto übernehmen.

Zwei Darstellungen der Preisseite (beendet)

Bis zum 10. Oktober 2026 haben wir ausprobiert, welche Darstellung unserer Preise verständlicher ist: eine mit einer Übersicht der Gebühren für Kartenzahlungen und eine ohne sie. Welche Darstellung Sie auf der Startseite und der Preisseite sahen, bestimmte unser Server bei jedem Aufruf aus dem Prüfwert Ihrer IP-Adresse mit dem Schlüssel des Tages (siehe unten). Der Prüfwert wurde dafür nur berechnet, nicht gespeichert; es wurde kein Cookie gesetzt, und Ihr Browser hat dafür nichts gespeichert. Seit dem 10. Oktober 2026 sehen alle dieselbe Darstellung mit Gebühren; dafür wird seitdem nichts mehr berechnet und nichts mehr gezählt.

Gespeichert bleibt nur eine Summe: wie viele Aufrufe es bis dahin an einem Tag je Darstellung und Seite gab — ohne IP-Adresse, ohne Prüfwert, ohne Uhrzeit. Die Darstellung stand außerdem als Buchstabe (A oder B) im Link des Knopfs „Konto eröffnen". Eröffnen Sie über einen Link, der diesen Buchstaben enthält, ein Konto, speichern wir den Buchstaben an Ihrem Konto und, wenn Sie BetriebOS abonnieren, an Ihrem Vertrag. Ausgewertet wird er nur in Summen: wie viele Konten, Verträge und bezahlte Verträge es je Darstellung gab. Am Konto wird er mit dem Konto gelöscht, am Vertrag mit den Vertragsdaten (Abschnitt 9).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse, unsere Preise verständlich darzustellen. Sie können dem nach Art. 21 DSGVO widersprechen; schreiben Sie uns dazu eine E-Mail, dann löschen wir den Buchstaben an Ihrem Konto und Vertrag.

Reichweitenmessung ohne Cookies

Um zu erfahren, wie viele Menschen diese Website besuchen und welche Seiten sie aufrufen, zählen wir die Aufrufe der Startseite, der Betriebsanalyse und der übrigen festen Seiten (etwa Preise, Funktionen, Fragen) auf unserem eigenen Server. Dabei wird kein Cookie gesetzt, und für die Zählung wird im Browser nichts gespeichert oder ausgelesen; es kommt kein Werkzeug eines Dritten zum Einsatz. Nicht gezählt werden die Websites der Betriebe, die Anwendung nach der Anmeldung und Abrufe, die sich als Programm zu erkennen geben.

Gespeichert werden nur Tageszahlen: je Kalendertag und Seite die Zahl der Aufrufe und die Zahl der verschiedenen Besucher. Um Besucher an einem Tag nicht doppelt zu zählen, bildet unser Server aus Ihrer IP-Adresse (bei IPv6 aus dem Teil, der Ihren Anschluss bezeichnet) mit einem Zufallsschlüssel einen Prüfwert. Die Kennung Ihres Browsers (User-Agent) dient nur dazu, Abrufe von Programmen nicht mitzuzählen; in den Prüfwert geht sie nicht ein. Schlüssel und Prüfwert liegen nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher und werden mit dem Ende des Tages verworfen (spätestens wenige Minuten nach Mitternacht); IP-Adresse, Browserkennung und Prüfwert werden nie in einer Datenbank oder Datei gespeichert. Aus den Tageszahlen lässt sich niemand erkennen, und ein Besuch an einem anderen Tag lässt sich keinem früheren zuordnen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse, die Reichweite unseres Angebots zu kennen und es zu verbessern. Da nichts auf Ihrem Endgerät gespeichert oder von dort ausgelesen wird, braucht es dafür keine Einwilligung (§ 25 TDDDG). Sie können der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO), etwa per E-Mail an die Adresse in Abschnitt 1. Gespeichert ist ohnehin nichts, was sich Ihnen zuordnen ließe: Der Prüfwert Ihres Besuchs ist mit dem Ende des Tages verworfen, und die Tageszahlen nennen niemanden.

Server-Protokolle

Jeder Abruf einer Website erzeugt technisch notwendige Verbindungsdaten beim Hoster (angefragte Adresse, Zeitpunkt, übertragene Datenmenge, Statuscode, IP-Adresse der Verbindung). Diese Daten fallen bei unserem Hoster an; wir speichern sie nicht in unserer eigenen Datenbank und führen sie nicht mit anderen Daten zusammen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse am sicheren und störungsfreien Betrieb.

In der Anwendung selbst wird Ihre IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher verwendet, um die Zahl der Anfragen pro Minute zu begrenzen (Schutz vor Überlastung und automatisierten Anmeldeversuchen). Sie wird dabei nicht gespeichert und verfällt mit dem Zeitfenster.

Ausnahmen: Bei der öffentlichen Betriebsanalyse, beim Kontaktformular und bei Kündigung oder Widerruf über die Website speichern wir statt der IP-Adresse einen Prüfwert, um wiederholte Anfragen zu zählen und Missbrauch zu begrenzen. Der Schlüssel, aus dem er gebildet wird, ist ein Zufallswert, der jeden Tag neu entsteht und spätestens in der Nacht nach Ablauf des Tages gelöscht wird. Werte verschiedener Tage lassen sich deshalb nicht miteinander verknüpfen. Am selben Tag ist der Prüfwert pseudonym: Mit dem Schlüssel dieses Tages ließe er sich einer IP-Adresse zuordnen. Nach dem Löschen des Schlüssels geht das nicht mehr — außer mit einer Sicherungskopie der Datenbank, die den Schlüssel noch enthält. Nach 90 Tagen löschen wir den Prüfwert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse, Missbrauch zu begrenzen.

Namensvorschläge und Betriebsanalyse

Wenn Sie auf der Startseite den Namen eines Betriebs eintippen, schlagen wir passende Einträge vor. Dafür und für die kostenlose Betriebsanalyse gibt unser Server Ihre Eingabe — Name und Ort des Betriebs — an den Dienst „Places API" von Google weiter und erhält die öffentlichen Angaben zu diesem Eintrag zurück, darunter einige Google-Bewertungen. Google liefert dabei den Namen mit, unter dem die Verfasser dort auftreten; unser Server verwirft ihn sofort. Wir speichern ihn nicht und zeigen ihn nicht an, sondern nur Sterne und Text. Die Anfrage stellt unser Server, nicht Ihr Browser; Ihre IP-Adresse erfährt Google dabei nicht. Bei der Betriebsanalyse lädt Ihr Browser auch keine Bilder von der Website des analysierten Betriebs: Fotos aus dem Google-Eintrag und das Bildschirmfoto der Startseite liefert unser Server aus. Für die Analyse ruft unser Server außerdem die Website des Betriebs ab und lässt sie von Googles Dienst „PageSpeed Insights" messen: Dorthin geht die Adresse der Website, zurück kommen Ladezeiten und ein Bildschirmfoto der Startseite.

Analyse-Ergebnis per E-Mail

Wenn Sie sich das Ergebnis unserer kostenlosen Analyse per E-Mail schicken lassen und dazu das Häkchen setzen („Ich möchte mein Analyse-Ergebnis erhalten und stimme zu, dass BetriebOS mich dazu kontaktieren darf.“), verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen das Ergebnis zu senden und Sie dazu zu kontaktieren (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Zum Nachweis speichern wir Zeitpunkt, Wortlaut und Fassung Ihrer Einwilligung. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa mit einer kurzen Nachricht an support@betriebos.de. Adresse und Einwilligung löschen wir spätestens sechs Monate nach der Anfrage.

Betriebsanalyse: was die KI dabei liest

Für die Betriebsanalyse — auf der Startseite ebenso wie mit „Jetzt analysieren" im Dashboard — schickt unser Server drei Dinge an Sprach- und Bildmodelle von OpenAI:

die Texte der geladenen Google-Bewertungen, ohne die Namen der Verfasser, damit das Modell sie Themen und einer Tonlage zuordnet; gezählt und bewertet wird danach von BetriebOS selbst,
das Bildschirmfoto der Startseite der Website, damit ein Bildmodell die Gestaltung einschätzt,
die Texte der gelesenen Seiten der Website, damit das Modell Leistungen und Preise darauf erkennt.

Die Inhalte werden nicht zum Training der Modelle verwendet. Die Verarbeitung findet außerhalb der Europäischen Union statt (Abschnitt 8). Rechtsgrundlage für Ihre eigenen Angaben — etwa die E-Mail-Adresse für den Bericht — ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage). Für die Inhalte der analysierten Website, ihr Bildschirmfoto und die Bewertungstexte ist es Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Unser berechtigtes Interesse und das des Anfragenden ist, einen Betrieb anhand dessen zu beurteilen, was er selbst veröffentlicht hat und was bei Google öffentlich über ihn steht. Ausgewertet wird nur das; die Bewertungstexte gehen ohne die Namen der Verfasser an das Modell.

Fordern Sie den Bericht per E-Mail an, schicken wir ihn an die angegebene Adresse und nutzen sie für nichts anderes. Den Prüfwert löschen wir nach 90 Tagen. Sechs Monate nach der Anfrage löschen wir die E-Mail-Adresse; was über die Website des Betriebs herausgefunden wurde, bleibt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage).

Analysen von Websites für unseren Vertrieb

Für die Ansprache möglicher Kunden und für Inhalte über BetriebOS lässt unser Team über sein internes Werkzeug FounderOS auch Websites von Betrieben analysieren, die BetriebOS nicht nutzen. Dafür ruft unser Server die Website ab, lässt sie von Googles Dienst „PageSpeed Insights" messen (dorthin geht die Adresse der Website, zurück kommen Ladezeiten und ein Bildschirmfoto der Startseite) und gibt das Bildschirmfoto an ein Bildmodell von OpenAI, das die Gestaltung einschätzt. Google Places fragen wir dafür nicht, Bewertungen werden dabei nicht gelesen. Das Ergebnis speichern wir bei uns; eine Frist, nach der es automatisch gelöscht wird, gibt es dafür noch nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse, Betriebe anhand dessen, was sie selbst veröffentlicht haben, gezielt anzusprechen und über die Gestaltung von Websites zu informieren.

Kontaktformular

Schreiben Sie uns über das Formular auf der Seite Kontakt & Hilfe, speichern wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Namen Ihres Betriebs, falls Sie ihn angeben, Ihre Nachricht und den Prüfwert. Die Nachricht geht per E-Mail an unser Support-Postfach; wir antworten an Ihre E-Mail-Adresse. Zweck ist allein die Bearbeitung Ihrer Nachricht; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zwölf Monate nach Eingang löschen wir den Inhalt automatisch; es bleibt nur der Vermerk, dass und wann eine Nachricht einging.

3. Nutzerkonto und Anmeldung

Für ein Konto verarbeiten wir: E-Mail-Adresse, Name, Passwort, sowie optional Beruf und Anschrift. Das Passwort speichern wir ausschließlich als bcrypt-Hash — im Klartext liegt es nirgends, auch nicht bei uns. Nach der Registrierung schicken wir Ihnen einen Link, mit dem Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigen.

Nach der Anmeldung erhält Ihr Browser ein zeitlich begrenztes Token. Es lebt nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite und wird bewusst nicht im Browser gespeichert — kein localStorage, kein sessionStorage. Ein Zugang, der Kunden, Umsätze und Rechnungen sieht, gehört nicht in einen Speicher, den jedes Skript auf der Seite lesen kann.

Damit ein Neuladen der Seite Sie nicht abmeldet, setzen wir zusätzlich ein Cookie:

Name: betriebos_auffrischung
Zweck: nach einem Neuladen ein neues Token ausstellen — sonst nichts.
Inhalt: ein signierter Verweis auf Ihr Konto. Keine personenbezogenen Klartextdaten, kein Profil, keine Messung.
Laufzeit: kein Ablaufdatum im Browser — es endet, wenn Sie den Browser schließen. Serverseitig ist es zusätzlich nach sieben Tagen wertlos.
Schutz: HttpOnly (kein Skript auf der Seite kann es lesen), Secure (nur über TLS), SameSite=Strict (fährt bei Aufrufen von fremden Seiten nicht mit) und nur an /auth.
Löschen: „Abmelden" unter Konto verwirft es sofort. Ein Passwortwechsel mit „auf allen Geräten abmelden" macht es ebenfalls wertlos.

Weil es ausschließlich die von Ihnen gewünschte Anmeldung trägt, ist es nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG unbedingt erforderlich und einwilligungsfrei.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Nur für das BetriebOS-Team: Auf der Anmeldeseite des internen Werkzeugs FounderOS (/auth/founderos) setzen wir ein weiteres Cookie:

Name: betriebos_founderos_csrf
Zweck: die Anmeldung am internen Werkzeug FounderOS schützen — das Anmeldeformular gilt nur zusammen mit diesem Cookie, ein von einer fremden Seite abgeschicktes Formular wird abgewiesen. Sonst nichts.
Inhalt: eine zufällige Zeichenfolge, kein Bezug zu Ihrem Konto, keine Messung.
Laufzeit: höchstens 30 Minuten; nach erfolgreicher Anmeldung wird es sofort gelöscht.
Schutz: HttpOnly, Secure, SameSite=Strict und nur an /auth.

Auch dieses Cookie ist technisch notwendig im Sinne von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und braucht keine Einwilligung.

Bestätigungscode bei der Anmeldung. Melden Sie sich auf einem Gerät an, das wir noch nicht kennen, schicken wir Ihnen zusätzlich zum Passwort einen sechsstelligen Code an Ihre E-Mail-Adresse. Der Code gilt zehn Minuten und nur einmal; wir speichern ihn nur als verschlüsselte Prüfsumme, nie im Klartext. Wenn Sie dabei „Dieses Gerät 30 Tage merken" wählen, setzen wir ein weiteres Cookie:

Name: betriebos_geraet
Zweck: dieses Gerät bei der nächsten Anmeldung wiedererkennen, damit kein neuer Code nötig ist — sonst nichts. Ohne Ihr Passwort öffnet es nichts.
Inhalt: eine zufällige Zeichenfolge. Bei uns liegt nur ihre Prüfsumme, zusammen mit Ihrem Konto und einer groben Gerätebezeichnung wie „Safari auf Mac" (aus der Browserkennung abgeleitet; die Kennung selbst und die IP-Adresse speichern wir dafür nicht).
Laufzeit: 30 Tage.
Schutz: HttpOnly, Secure, SameSite=Strict und nur an /auth.
Löschen: unter Konto → Gemerkte Geräte mit „Entfernen"; jeder Passwortwechsel entfernt alle gemerkten Geräte.

Das Cookie dient allein der von Ihnen gewünschten Funktion „Gerät merken" und ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Rechtsgrundlage für Code und Gerät ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung). Codes löschen wir nach 1 Tag, gemerkte Geräte 30 Tage nach Ablauf oder Entfernen.

Verbinden mit Meta oder dem Google-Unternehmensprofil. Wenn Sie im Dashboard Ihre Facebook-Seite, Ihr Instagram-Konto oder Ihr Google-Unternehmensprofil verbinden, setzen wir für die Dauer der Anmeldung beim Anbieter ein weiteres Cookie:

Name: betriebos_oauth_bindung
Zweck: sicherstellen, dass die Rückkehr von Meta oder Google in demselben Browser ankommt, in dem Sie „Verbinden“ gedrückt haben — damit niemand Ihnen einen fremden Verbindungslink unterschieben kann. Sonst nichts.
Inhalt: eine zufällige Zeichenfolge. Bei uns liegt nur ihre Prüfsumme; kein Bezug zu Ihren Inhalten, keine Messung.
Laufzeit: höchstens 10 Minuten; nach der Rückkehr vom Anbieter wird es sofort gelöscht.
Schutz: HttpOnly, Secure, SameSite=Lax (damit es die Weiterleitung vom Anbieter zurück erreicht) und nur an der jeweiligen Rückkehradresse (/api/meta/rueckruf bzw. /api/google-profil/rueckruf).

Es dient allein der von Ihnen gewünschten Verbindung und ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung).

Kassenmodus. Schaltet der Inhaber oder die Geschäftsführung ein Gerät in den Kassenmodus (etwa das Tablet am Empfang), setzen wir auf diesem Gerät ein weiteres Cookie. Am Gerät melden sich die Mitarbeiter danach mit ihrer vierstelligen PIN an; die PIN speichern wir nur als Prüfsumme, nie im Klartext.

Name: betriebos_betriebsmodus
Zweck: das Gerät als Gerät im Kassenmodus dieses Betriebs erkennen, damit dort nur Termine, Kunden und Kassieren erreichbar sind und das normale Dashboard nicht ohne PIN und Code zurückkommt — sonst nichts.
Inhalt: eine zufällige Zeichenfolge. Bei uns liegt nur ihre Prüfsumme, zusammen mit dem Betrieb und der Bezeichnung, die der Inhaber dem Gerät gibt.
Laufzeit: höchstens 30 Tage; es endet früher, wenn der Kassenmodus verlassen oder im Dashboard für dieses Gerät beendet wird.
Schutz: HttpOnly, Secure, SameSite=Strict.

Das Cookie ist für den vom Betrieb gewünschten Kassenmodus technisch notwendig und nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Was sich das Dashboard im Browser merkt

Das Dashboard merkt sich im Speicher Ihres Browsers (localStorage) drei Bedienzustände: welche Menügruppen aufgeklappt sind, ob die Seitenleiste eingeklappt ist und ob Sie den Rundgang gesehen haben. Darin stehen weder Name noch E-Mail-Adresse, und nichts davon wird an uns übertragen.

Anfragen an unseren Support

Wenn Sie in BetriebOS „An einen Menschen weitergeben" nutzen, speichern wir Ihre Anfrage: Ihre Frage, die Seite, auf der Sie waren, den Namen Ihres Betriebs, Ihre E-Mail-Adresse und — wenn Sie ihn nicht abwählen — den bisherigen Verlauf Ihres Chats mit der KI, dazu Dateien, die Sie anhängen. Die Anfrage geht per E-Mail an unser Support-Postfach (support@betriebos.de); wir antworten an Ihre E-Mail-Adresse. Zweck ist allein die Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Angehängte Dateien löschen wir 30 Tage nach dem Hochladen, samt Dateinamen; es bleibt nur der Vermerk, dass eine Datei mitkam, wie groß sie war und wann sie abgerufen wurde. Zwölf Monate nach Eingang löschen wir den Inhalt der Anfrage — Frage, Chatverlauf, Ihre E-Mail-Adresse und den Namen Ihres Betriebs — automatisch; es bleibt nur der Vermerk, dass es eine Anfrage gab. Bitte schicken Sie uns keine Daten Ihrer Kunden mit, wenn es nicht nötig ist.

Kündigung und Widerruf über die Website

Wenn Sie über „Verträge hier kündigen" oder „Vertrag widerrufen" eine Erklärung abgeben, speichern wir die Angaben aus dem Formular (Name, E-Mail-Adresse des Kontos, Name des Betriebs, Vertrag, gewünschtes Vertragsende bzw. Datum des Vertragsschlusses, Art und Grund der Kündigung, Adresse für die Bestätigung), den Zeitpunkt des Eingangs, ob die Bestätigung verschickt wurde, und den Prüfwert Ihrer IP-Adresse (Abschnitt 2). Sind Sie angemeldet, ordnen wir die Erklärung Ihrem Konto und Ihrem Betrieb zu. Wir schicken Ihnen eine Eingangsbestätigung per E-Mail und leiten die Erklärung an unser Support-Postfach weiter. Die Seite mit Ihrer Eingangsbestätigung ist 90 Tage lang über ihren Link abrufbar. Zweck ist, die Erklärung zu bearbeiten und ihren Eingang nachweisen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Pflicht zur Eingangsbestätigung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis und Schutz vor Missbrauch). Die gespeicherte Erklärung löschen wir automatisch mit Ablauf des dritten Kalenderjahres nach ihrem Eingang.

4. Daten, die Sie in BetriebOS eingeben

BetriebOS ist ein Betriebssystem für lokale Dienstleistungsbetriebe, etwa Autoaufbereitungen, Kosmetik- und Nagelstudios, Friseursalons und Massagestudios. Sie legen darin Kunden, Anfragen, Angebote, Aufträge, Termine, Rechnungen und Dokumente an, planen Ihr Team und pflegen Ihre Website. Verarbeitet werden dabei je nach Ihrer Eingabe:

Stammdaten Ihrer Kunden: Firma, Vor- und Nachname, E-Mail, Telefon, Mobil, Anschrift
Ansprechpartner mit Name, Funktion und Kontaktdaten
Freitexte: Beschreibungen, Notizen, Positionstexte, Termintitel
Beträge, Belegnummern, Zahlungseingänge und -art
Daten Ihres Teams: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Dienstplan und erfasste Arbeitszeiten
Angaben zu Ihrem Betrieb: Name, Anschrift und Kontaktdaten; für Rechnungen Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. (sie steht auf der Rechnung, nicht im Impressum) und ob Sie Kleinunternehmer sind (§ 19 UStG, nach Ihrer eigenen Angabe); für das Impressum Ihrer Website Rechtsform, Vertretung und Register
Hochgeladene Dateien (PDF, CSV, PNG, JPG, bis 20 MB); beim Umzug und an Support-Anfragen zusätzlich Tabellen- und Kalenderdateien, etwa aus Excel (dort bis 5 MB je Datei)

Diese Daten gehören Ihnen. Wir werten sie nicht für eigene Zwecke aus, verkaufen sie nicht und geben sie nur an die in Abschnitt 7 genannten Dienstleister weiter, soweit das für den Betrieb nötig ist.

Bankverbindungen speichern wir nicht. Es gibt in BetriebOS keine Felder für IBAN, BIC oder Kontoinhaber; bei Zahlungen werden nur Betrag, Datum, Zahlungsart und eine Referenz vermerkt.

Zugriffe durch BetriebOS im Support

Hilft Ihnen jemand aus dem BetriebOS-Team, kann er dafür in die Daten Ihres Betriebs sehen und, wenn nötig, auch darin handeln. Das dürfen nur einzeln freigeschaltete Personen, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind, jede mit ihrem eigenen Konto. Jeder Zugriff braucht einen dokumentierten Anlass und endet spätestens nach vier Stunden. Beim bloßen Ansehen ändert die Person nichts (nur eine Frage an den KI-Chat zählt gegen die tägliche Grenze Ihres Betriebs für KI-Fragen); was sie beim Handeln ändert, ist als Handlung des Supports gekennzeichnet. Nie kann sie im Support Ihr Team verwalten, Abo und Verträge mit BetriebOS abschließen, ändern, kündigen oder widerrufen, Kunden endgültig löschen, einen Umzug rückgängig machen, alle Daten herunterladen, Ihr Postfach einrichten, ändern oder entfernen (ansehen darf sie es), einen Website-Auftrag erteilen, Läufe des KI-Agenten anlegen oder abbrechen, über Freigaben des KI-Agenten entscheiden, WhatsApp verbinden oder trennen, Zahlungen über Stripe einrichten, anfordern oder zurückziehen, in Ihrem Namen Anfragen an BetriebOS stellen, sich den Analysebericht schicken oder Nachrichtenaufträge freigeben. Jeder Zugriff wird mit Person, Beginn, Ende, Art (nur ansehen oder auch handeln) und Anlass protokolliert. Inhaber und Admins Ihres Betriebs sehen das Protokoll in BetriebOS, auch während einer Sperre: unter „Einstellungen → Zugriffe durch BetriebOS“, während einer Sperre und vor der ersten Zahlung die letzten zehn Zugriffe auf der Seite zum Bezahlen; vollständig steht es im Datenexport. Für die Daten Ihrer Kunden geschieht das im Auftrag Ihres Betriebs; die Regeln dafür stehen in § 6 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

Website, Anfrageformular und Online-Buchung Ihres Betriebs

Für die Website, die Sie mit BetriebOS veröffentlichen, und für das Anfrageformular und die Online-Buchung — auch eingebettet in Ihre eigene Website — sind Sie verantwortlich. Wir verarbeiten die Anfragen und Buchungen Ihrer Kunden als Ihr Auftragsverarbeiter und legen sie in BetriebOS für Sie ab. Welche Daten das sind und wofür, steht in der Datenschutzerklärung Ihrer Website, die BetriebOS aus Ihren Angaben erzeugt und in der wir als Auftragsverarbeiter genannt sind.

Nachrichten, die BetriebOS für Ihren Betrieb verschickt

Schalten Sie es ein, schreibt BetriebOS in Ihrem Namen an Ihre Kunden: Bestätigungen und Einladungen der Warteliste, Einladungen zu frei gewordenen Terminen, Einladungen zum nächsten Termin derselben Leistung, Erinnerungen nach langer Pause und Bitten um eine Google-Bewertung. Verarbeitet werden dafür Name und E-Mail-Adresse Ihrer Kunden, ihre gebuchten Leistungen und Termine, ihre Werbeeinwilligungen und Widersprüche. Das geschieht als Ihr Auftragsverarbeiter; verantwortlich bleiben Sie.

Werbliche Nachrichten gehen nur mit einer Werbeeinwilligung Ihrer Kundin hinaus — oder, für Einladungen zur gleichen Leistung, Erinnerungen und Bewertungsbitten per E-Mail, an Bestandskunden nach § 7 Abs. 3 UWG: Die Adresse stammt aus einer Buchung, bei der Online-Buchung stand der Hinweis auf diese Erinnerungen und das Widerspruchsrecht, und die Kundin hat nicht widersprochen. Jede Nachricht trägt einen Link zum Abmelden und Widersprechen und den Hinweis, dass BetriebOS sie automatisch verschickt hat. Je Kundin geht höchstens eine werbliche Nachricht in sieben Tagen hinaus, zwischen 21 und 8 Uhr keine. Ein Widerspruch wirkt sofort und dauerhaft.

Messung Ihrer Google-Bewertungen

Ist Ihr Google-Eintrag bekannt, fragt BetriebOS einmal pro Woche über die Google Places API Zahl und Durchschnitt Ihrer Bewertungen und die neuesten Bewertungen ab, um Ihnen Antwortentwürfe vorzuschlagen. Von Zahl und Durchschnitt speichern wir nur den aktuellen Stand, keinen Verlauf. Name und Text der Verfasser löschen wir nach 30 Tagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (unser Vertrag mit Ihnen); für die Verfasser handeln wir in Ihrem Auftrag.

Kunden anonymisieren oder löschen

Einzelne Kunden Ihres Betriebs können Sie auf deren Wunsch in BetriebOS anonymisieren. Name, Kontaktdaten, Geburtstag, Notizen, Anfragen, Nachrichten und die am Kunden und an seinen Anfragen, Terminen, Aufträgen und Rechnungsentwürfen hochgeladenen Dateien werden dabei unwiderruflich entfernt; Termine und Aufträge bleiben ohne Personenbezug stehen, ebenso Angebote, die nicht angenommen wurden. Rechnungsentwürfe werden weggelegt und ohne Personenbezug gespeichert. Festgeschriebene Rechnungen und angenommene Angebote bleiben wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unverändert erhalten, ebenso die Dateien an festgeschriebenen Rechnungen. Gibt es zu einem Kunden weder Rechnungen noch Angebote oder Aufträge, können Sie ihn vollständig löschen.

5. Verbundene Konten (nur wenn Sie sie einrichten)

BetriebOS kann E-Mail-Postfächer und Kalender einbinden, um Anfragen und Termine automatisch zu erfassen. Diese Anbindung ist derzeit abgeschaltet — nicht nur für Sie, sondern in der gesamten Anwendung. Es findet keine Abfrage statt, und es werden keine Postfachinhalte verarbeitet. Wir beschreiben sie hier trotzdem, damit Sie wissen, was gälte, wenn wir sie einschalten; das würde vorher hier stehen. Vorgesehen ist dann:

Apple iCloud (Mail über IMAP, Kalender über CalDAV): Ihr anwendungsspezifisches Passwort wird verschlüsselt gespeichert.
Google (Gmail, Kalender, Tabellen, Drive): Zugriff über OAuth, jederzeit widerruflich.

In beiden Fällen würden Inhalte Ihres Postfachs verarbeitet, um daraus Anfragen, Rechnungen und Termine zu erkennen. Sie könnten die Verbindung in den Einstellungen jederzeit trennen; die gespeicherten Zugangsdaten werden dabei gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) beziehungsweise lit. b bei Nutzung im Rahmen des Vertrags.

Postfach im Dashboard

Verbinden Sie im Dashboard das Postfach Ihres Betriebs, holt BetriebOS neue E-Mails ab dem Zeitpunkt Ihrer Freigabe ab — nicht rückwirkend —, zeigt sie im Dashboard und schickt Ihre Antworten über Ihr Postfach. Gespeichert wird eine Kopie jeder abgeholten E-Mail für höchstens 90 Tage; das Passwort liegt verschlüsselt. Trennen Sie die Verbindung, löschen wir Zugangsdaten und Kopien. Einen KI-Vorschlag für eine Antwort gibt es nur auf Knopfdruck (Abschnitt 6, Antwortentwürfe). Solange die Postfach-Anbindung insgesamt abgeschaltet ist (oben), findet nichts davon statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Absender der E-Mails handeln wir in Ihrem Auftrag.

Mitteilungen aufs Handy

Schalten Sie auf einem Gerät Mitteilungen ein, speichern wir die Push-Adresse, die Ihr Browser dafür vergibt, die dazugehörigen Schlüssel und welche Arten von Mitteilungen Sie bekommen möchten. Die Mitteilung geht verschlüsselt über den Push-Dienst Ihres Browsers (etwa von Apple, Google oder Mozilla) und enthält einen kurzen Hinweis mit einem Link ins Dashboard. Sie können Mitteilungen jederzeit wieder abschalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Künstliche Intelligenz — was welche Funktion übermittelt

Mehrere Funktionen von BetriebOS arbeiten mit künstlicher Intelligenz. Dafür wird ein Ausschnitt Ihrer Daten an einen KI-Anbieter übertragen und dort verarbeitet. Welcher Ausschnitt, hängt von der Funktion ab. Was Sie oder Ihre Kunden selbst als Text eingeben — eine Frage an den Chat, eine Anfrage, ein Wunsch für einen Beitrag —, geht so an den Anbieter, wie es geschrieben wurde, und kann deshalb auch Namen, Telefonnummern oder andere Angaben enthalten.

Der Assistent

Der Assistent bereitet Vorgänge vor: Anfragen zuordnen, Angebote entwerfen, Rechnungen vorbereiten. Aus Ihren Daten liest er dafür:

den Namen des Kunden (Firma oder Vor- und Nachname)
Beleg- und Auftragsnummern, Status, Fälligkeitsdaten
Summen von Angeboten und Rechnungen sowie die Währung
Positionstexte, Mengen und Einzelpreise eines Angebots
Auftrags- und Termintitel
den Text Ihrer eigenen Anfrage an den Assistenten

Aus den Kundendaten liest der Assistent keine Anschriften, keine E-Mail-Adressen und Telefonnummern und keine Notizen, ebenso keine eigenen Zusatzfelder, Dokumentinhalte oder Zugangsdaten. Steht so etwas in einem Titel oder in Ihrer eigenen Anfrage, geht es mit.

Der Chat „Frag die KI"

Übermittelt werden Ihre Frage und der bisherige Verlauf des Chats, dazu Angaben zu Ihrem Betrieb (etwa Name, Branche, Anschrift, Telefon, Website, Leistungen mit Preisen und Zahlen wie offene Anfragen oder Termine) und Ergebnisse Ihrer Betriebsanalyse — darunter Auszüge aus Google-Bewertungen ohne die Namen der Verfasser und Namen und Bewertungen anderer Betriebe in der Umgebung. Den Verlauf des Chats speichern wir nicht.

Antwortentwürfe zu Kundenanfragen

Übermittelt wird der Text, den Ihr Kunde in seine Anfrage geschrieben hat, damit die KI erkennt, worum es geht. Den Entwurf selbst setzt BetriebOS aus Ihren Leistungen und Preisen zusammen; verschickt wird er erst nach Ihrer Freigabe. Die Datenschutzerklärung, die BetriebOS für Ihre Website erzeugt, sagt das auch Ihren Kunden; für Ihre eigene Website finden Sie denselben Absatz im Textbaustein unter „Website verbinden“.

Texte und Bilder für das Marketing

Für Vorschläge und Entwürfe der Marketing-KI im Dashboard übermittelt werden Angaben zu Ihrem Betrieb (Name, Branche, Ort, Telefon, Website), Ihre Leistungen mit Preisen und Dauer, freie Termine, Ergebnisse Ihrer Betriebsanalyse — darunter Auszüge aus Google-Bewertungen ohne die Namen der Verfasser, Zahl und Durchschnitt Ihrer Google-Bewertungen und Ihr Platz in der Google-Suche — sowie Anlass oder Stichwort und Ihr Wunsch. Für einen Beitrag im Marketing-Studio übermittelt werden Anlass oder Stichwort, die gewählte Leistung, Ihr Wunsch und Angaben zu Ihrem Betrieb; Preise sieht das Modell dort nicht, sie setzt BetriebOS aus Ihrer Preisliste ein. Für ein Bild übermittelt werden Ihre Bildbeschreibung und Ihre Branche.

Tägliche Marketing-Entwürfe

Arbeitet BetriebOS für Sie selbst, liegt jeden Morgen ein Entwurf aus Bild und Text bereit. Übermittelt wird dasselbe wie für einen Beitrag im Marketing-Studio (Anlass wie Saison oder freie Termine, gewählte Leistung, Angaben zu Ihrem Betrieb, ohne Preise), für das Bild eine Bildbeschreibung. Daten Ihrer Kunden gehen dabei nicht an das Modell. KI-Bilder tragen den Vermerk „Mit KI erstellt“ und eine Kennzeichnung in der Datei.

Betriebsfoto verbessern

Übermittelt wird das Foto von Ihrer Website, das BetriebOS für Ihren Betrieb zeigt, an ein Bildmodell. Fotos aus Google verwenden wir dafür nicht.

Website-Auftrag

Für den Bau Ihrer Website gibt unser Team Angaben zu Ihrem Betrieb — Name, Leistungen, Preise, Öffnungszeiten, Kontaktdaten und Ihre Wünsche — in das Programm Claude Desktop von Anthropic ein; Texte und Gestaltung entstehen dort. Stimmungsbilder für die Website erzeugt unser Team auf Wunsch mit dem Bilddienst Higgsfield; dorthin geht eine Beschreibung des gewünschten Bildes. Die fertigen Bilder holt BetriebOS dort ab und speichert sie selbst. Daten Ihrer Kunden geben wir dafür nicht ein.

Vorschläge für Bereiche, Website-Texte und Änderungen

Schlägt BetriebOS aus einer Beschreibung Ihres Betriebs passende Bereiche und Texte für Ihre Website vor, bereitet es eine Änderung an Ihren Bereichen nach Ihrem Wunsch vor — auch für den Assistenten — oder wählt es im Website-Editor einen Vorschlag zu Ihrem Wunsch aus, übermittelt es Ihre Beschreibung bzw. Ihren Wunsch, Angaben zu Ihrem Betrieb aus Ihrer Website oder Ihrem Google-Eintrag (etwa Name, Branche, Beschreibung, Telefon, E-Mail-Adresse, Anschrift, Öffnungszeiten, Leistungen) und den Aufbau Ihrer Bereiche, aber keine Daten Ihrer Kunden. Diese Vorschläge erstellt ein Sprachmodell von Anthropic (Claude).

Die Betriebsanalyse

Was die Betriebsanalyse — auch „Jetzt analysieren" im Dashboard — an Sprach- und Bildmodelle übermittelt, steht in Abschnitt 2 unter „Betriebsanalyse: was die KI dabei liest".

Wer verarbeitet

Die Sprachmodelle — außer für die Vorschläge zu Bereichen, Website-Texten und Änderungen — und das Bildmodell für „Betriebsfoto verbessern" werden von OpenAI betrieben; Vertragspartner für Unternehmen im Europäischen Wirtschaftsraum ist OpenAI Ireland Ltd. Die Inhalte werden nicht zum Training der Modelle verwendet. Bilder für das Marketing erzeugt das Bildmodell FLUX bei Together AI, wenn wir es eingerichtet haben, sonst ebenfalls OpenAI. Die Vorschläge zu Bereichen, Website-Texten und Änderungen erstellt ein Sprachmodell von Anthropic. Für den Bau von Websites nutzt unser Team Claude Desktop von Anthropic und für Stimmungsbilder Higgsfield.

Die Modellaufrufe werden derzeit außerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Das ist ein anderer Ort als der Ihrer Daten: Die Datenbank steht in Amsterdam. Wir sagen das ausdrücklich, weil der Unterschied zwischen dem Ort der Speicherung und dem Ort der Verarbeitung leicht übersehen wird.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die KI-Funktionen zur Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung eingesetzt werden.

Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall

Die KI entscheidet nichts. Jede Wirkung nach außen — ein Angebot oder eine Antwort versenden, eine Rechnung festschreiben, einen Preis ändern — verlangt Ihre ausdrückliche Freigabe. Finanzielle Vorgänge bleiben in jedem Tarif beim Menschen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

7. Empfänger

Empfänger	Wofür	Ort der Verarbeitung
Railway Corporation (Hosting)	Betrieb von Anwendung und Datenbank	Rechenzentrum EU West, Amsterdam (Niederlande); Anbieter mit Sitz in den USA
OpenAI	Sprachmodelle und Bildmodelle für die KI-Funktionen (Abschnitt 6) und die Betriebsanalyse (Abschnitt 2)	siehe Abschnitt 8
Anthropic	Sprachmodell für Vorschläge zu Bereichen, Website-Texten und Änderungen; Claude Desktop beim Bau Ihrer Website (Abschnitt 6)	außerhalb der EU (USA)
Higgsfield	KI-Stimmungsbilder für Websites aus dem Website-Auftrag: eine Bildbeschreibung (Abschnitt 6)	außerhalb der EU (USA)
Together AI	KI-Bilder mit dem Modell FLUX, wenn wir es eingerichtet haben (Abschnitt 6)	außerhalb der EU (USA)
Google (Dienste „Places API" und „PageSpeed Insights")	Namensvorschläge und Betriebsanalyse: Name und Ort eines Betriebs, für die Messung die Adresse seiner Website (Abschnitt 2)	auch außerhalb der EU
Resend (Plus Five Five, Inc.)	Versand von E-Mails, die von BetriebOS selbst kommen, zum Beispiel Links zum Zurücksetzen des Passworts, die Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse, Eingangsbestätigungen bei Kündigung und Widerruf, Support-Anfragen, Zahlungserinnerungen, Nachrichten zu Ihrer Website und Analyseberichte	Versand aus Irland; Anbieter mit Sitz in den USA
united-domains (E-Mail-Postfach support@betriebos.de)	Empfang und Speicherung der E-Mails an unseren Support, auch der Support-Anfragen aus BetriebOS und der Meldungen zu Kündigung und Widerruf	Deutschland
FounderOS (unser internes Werkzeug, kein Dritter)	Das BetriebOS-Team bearbeitet darin Website-Aufträge, Analysen und das Support-Postfach; es liest dafür Website-Aufträge und Analysen aus BetriebOS	betrieben bei Railway
Stripe Payments Europe, Limited (Dublin, Irland)	Abrechnung und Zahlungsabwicklung — siehe unten	Europäische Union und USA
seven.io	Nur wenn Sie Termin-SMS einschalten: Versand der SMS an Ihre Kunden — siehe unten	Deutschland
Functional Software, Inc. („Sentry“)	Fehlerüberwachung der Anwendung: technische Fehlermeldungen, ohne Inhalte aus Formularen und ohne Anmeldedaten	Datenregion EU; Anbieter mit Sitz in den USA
Cloudflare, Inc. (Objektspeicher R2)	Speicherung hochgeladener Dateien, Belege und Fotos, sobald wir den Objektspeicher eingerichtet haben	Speicherort EU; Anbieter mit Sitz in den USA
Push-Dienst Ihres Browsers (etwa Apple, Google, Mozilla)	Nur wenn Sie Mitteilungen aufs Handy einschalten: Zustellung der verschlüsselten Mitteilung	auch außerhalb der EU
Apple, Google	Postfach- und Kalenderanbindung — derzeit abgeschaltet, es findet keine Verarbeitung statt	—

Mit Railway Corporation und OpenAI Ireland Ltd. besteht jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; beide sind seit dem 16.08.2026 geschlossen und beidseitig unterzeichnet. Beide Empfänger verarbeiten die Daten Ihrer Kunden ausschließlich nach unseren Weisungen.

Mit Resend besteht seit dem 22.08.2026 ebenfalls ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er wird nach seinem eigenen Wortlaut mit der Annahme der Nutzungsbedingungen wirksam und ist deshalb — anders als die beiden oben — nicht gesondert unterzeichnet. Resend sieht dabei nur die Empfängeradresse und den Text der jeweiligen E-Mail. Die E-Mails an Ihre Kunden — Angebote, Rechnungen, Terminbestätigungen — gehen diesen Weg nicht, sondern über das Postfach Ihres Betriebs.

Die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter für die Daten, die Sie in BetriebOS eingeben, steht im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Nicht davon erfasst sind die Daten, die der Hoster als eigener Verantwortlicher verarbeitet: Konto- und Nutzungsdaten unseres Vertragsverhältnisses mit ihm — also Abrechnungsdaten, Zugriffsprotokolle und Betriebsmetriken. Dafür gilt nicht unser Vertrag mit ihm, sondern seine eigene Datenschutzerklärung. Wir nennen das, weil ein Auftragsverarbeitungsvertrag leicht so klingt, als decke er alles ab.

Für die Abrechnung setzen wir seit dem 25.08.2026 Stripe ein; Vertragspartner für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist Stripe Payments Europe, Limited mit Sitz in Dublin. Übertragen werden dabei der Name Ihres Betriebs, eine interne Kennung Ihres Betriebs zur Zuordnung der Zahlung sowie der gewählte Tarif. Ihre Zahlungsdaten — Kartennummer, Bankverbindung — geben Sie direkt bei Stripe ein und erreichen unsere Systeme zu keinem Zeitpunkt. Zurück erhalten wir die Kennung Ihres Abonnements, dessen Zustand und den laufenden Abrechnungszeitraum, zu jeder Abo-Rechnung von Stripe ihre Kennung und ob ein Einzug gescheitert, sie bezahlt oder storniert ist, und vor einer neuen Buchung, ob bei Stripe noch ein früheres Abo Ihres Betriebs läuft. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten zur Abwicklung des Zahlungsvorgangs und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten als eigener Verantwortlicher; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe. Rechtsgrundlage für die Übermittlung durch uns ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Termin-SMS, wenn Sie sie einschalten. Schalten Sie in den Einstellungen Termin-SMS ein, schicken wir Ihren Kunden mit Mobilnummer SMS zu ihren Terminen über den Anbieter seven.io. Übermittelt werden die Mobilnummer, der Text der SMS mit dem Namen Ihres Betriebs, Datum und Uhrzeit des Termins sowie ein Absendername, der aus dem Namen Ihres Betriebs gebildet wird. Für die Daten Ihrer Kunden bleiben Sie verantwortlich; wir handeln als Ihr Auftragsverarbeiter. Text und Mobilnummer jeder SMS löschen wir nach 90 Tagen; Anzahl, Teile und Kosten bleiben für die Abrechnung. Solange Sie Termin-SMS nicht einschalten, geht nichts an seven.io.

8. Übermittlung in Drittländer

Anwendung und Datenbank laufen in einem Rechenzentrum in Amsterdam. Der Hoster ist ein US-Unternehmen; ein Zugriff aus den USA lässt sich damit nicht vollständig ausschließen.

Die Verarbeitung durch die Sprach- und Bildmodelle findet außerhalb der Europäischen Union statt, soweit nicht die europäische Datenresidenz des Anbieters genutzt wird. Das gilt für OpenAI ebenso wie für Anthropic, Higgsfield und Together AI. Auch Google verarbeitet die Abfragen der Places API und von PageSpeed Insights nicht nur in der Europäischen Union.

Grundlage solcher Übermittlungen sind die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US-Data-Privacy-Framework besteht formal fort, ist aber Gegenstand eines laufenden Verfahrens vor dem Gerichtshof der Europäischen Union; wir stützen die Übermittlung deshalb nicht allein darauf.

9. Speicherdauer

Wir speichern die Daten Ihres Betriebs, solange Sie BetriebOS nutzen. Im Einzelnen gilt:

Nach dem Ende der Nutzung. Buchen Sie bis zum Ende des 14. Tages nach Anlage Ihres Betriebs kein Abo (bei Konten von vor dem 1. Oktober 2026: bis zum Ende des letzten Tages ohne Abo-Pflicht), endet Ihr Vertrag oder ist Ihr Zugang wegen Zahlungsverzugs gesperrt, werden die Daten Ihres Betriebs frühestens 90 Tage danach gelöscht. Wir kündigen das mindestens 14 Tage vorher per E-Mail an. Bis dahin können Sie jederzeit alle Daten herunterladen — als ZIP-Datei mit Tabellen (CSV), allen festgeschriebenen Rechnungen und versandten Angeboten als PDF sowie Ihren Dokumenten und Fotos. Zugangsdaten (Passwörter, Schlüssel und Links, die ohne Anmeldung etwas öffnen; in Texten wie SMS steht an ihrer Stelle „[Link entfernt]“) und technische Protokolle von BetriebOS sind nicht enthalten; die Protokolle geben wir auf Wunsch heraus.
Rechnungen und Buchungsbelege lassen sich in BetriebOS nicht einzeln löschen oder ändern — die Datenbank verweigert das. Das ist kein Versehen, sondern die Voraussetzung dafür, dass Belege überhaupt als ordnungsgemäß gelten. Aufbewahren müssen Sie sie als Betrieb selbst (§ 147 AO, § 257 HGB); laden Sie sie herunter, bevor die Daten Ihres Betriebs gelöscht werden.
Alle übrigen Daten löschen wir außerdem auf Ihr Verlangen, sobald keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Support-Anfragen und Nachrichten über das Kontaktformular: Inhalt zwölf Monate nach Eingang automatisch gelöscht; angehängte Dateien samt Dateinamen 30 Tage nach dem Hochladen.
Kündigungs- und Widerrufserklärungen: bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach Eingang, dann automatisch gelöscht. Der Link zur Eingangsbestätigung gilt 90 Tage.
Prüfwert der IP-Adresse: nach 90 Tagen gelöscht.
Anfragen der öffentlichen Betriebsanalyse: E-Mail-Adresse nach sechs Monaten gelöscht.
Termin-SMS: Text und Mobilnummer nach 90 Tagen gelöscht; Anzahl, Teile und Kosten bleiben.
Protokolle der Assistenten-Läufe bleiben erhalten, solange das Konto besteht. Sie sind der Nachweis darüber, was in Ihrem Betrieb automatisch vorbereitet wurde — ein Protokoll, das man ausblenden kann, wäre keins. Inhalte werden darin weitgehend geschwärzt: Gespeichert werden Werkzeugname, Ergebnisart und Längen, nicht die Zeichenketten selbst.

Ein Selbstbedienungsknopf zum Löschen des gesamten Kontos existiert noch nicht. Bis dahin genügt eine E-Mail an die oben genannte Adresse; wir löschen dann von Hand und bestätigen das.

10. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf

Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Eine formlose E-Mail an support@betriebos.de genügt.

11. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für uns ist:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98, 24103 Kiel
Telefon 0431 988-1200
mail@datenschutzzentrum.de

12. Änderungen dieser Erklärung

Ändert sich, wie BetriebOS Daten verarbeitet, ändert sich zuerst diese Erklärung — nicht umgekehrt. Das Datum oben nennt den Stand. Wesentliche Änderungen teilen wir angemeldeten Nutzern zusätzlich per E-Mail mit.

Frühere Fassungen

Die bisherigen Fassungen dieser Erklärung, unverändert: